Tipps & Tricks, wie die Klassenfahrt zum Highlight wird

Es ist soweit: Eine Klassenfahrt muss geplant werden. Aber mit was fängt man an? Ganz schnell kommen weitere Fragen auf: Wo soll es hingehen? Wie teuer darf die Reise sein? Was sollte ich unbedingt beachten? Jacqueline Hugo vom Service-Center bringt Ordnung in das Fragenmeer. Ihr wohl wichtigster Rat: Je früher eine Lehrkraft mit der Planung beginnt, desto besser!

So früh wie möglich mit der Planung beginnen

Viele Lehrkräfte buchen die Klassenfahrt bereits zwei Jahre im Voraus, um in der Hochsaison die Wunsch-Jugendherberge zum favorisierten Termin zu bekommen. Alle, die flexibel sind was Reisezeit und Reiseziel angeht, können auch später buchen. Da aber auch die Eltern und Schüler*innen abgeholt und einbezogen werden müssen, empfiehlt Jacqueline Hugo rund zwölf Monate vor der Reise mit der Konzeption zu beginnen. Um eine Struktur einhalten zu können und nichts zu vergessen, kann der „Countdown – Klassenfahrten-Planer“ kostenfrei heruntergeladen werden. Darin befinden sich unter anderem eine Checkliste, eine Planungsübersicht mit Teilnehmendenliste oder eine Vorlage für eine Befragung der Schüler*innen.

Ziel, Termin, Kosten, Ablauf: Das Grundkonzept erstellen

• Wohin soll die Reise gehen? Hier antwortet Jaqueline Hugo mit einer Gegenfrage: Um welche Altersklasse geht es? Ihr Rat: Das Reiseziel sollte dem Alter der Schüler*innen angepasst werden – je jünger, desto geringer sollte die Entfernung zum Heimatort sein. Außerdem sind die Jugendherbergen im Rheinland auf bestimmte Altersklassen –  Grundschule, Sekundar- oder Oberstufe – ausgerichtet. Die Jugendherbergen in den Großstädten sind beispielweise besonders für Fahrten ab Stufe 7 geeignet.
• Wann soll die Klassenfahrt stattfinden? Es gibt bereits einen favorisierten Termin? Super! Im Idealfall gibt es eine oder mehrere Alternativen, falls die Wunsch-Jugendherberge bereits ausgebucht ist.
• Was darf bzw. soll die Klassenfahrt kosten? Ein entscheidender Faktor bei der Planung einer Klassenfahrt ist der finanzielle Rahmen. Um diesen zu ermitteln, empfiehlt sich ein Blick in das Schulgesetz sowie ein Gespräch mit den Kolleg*innen und dem Schulsekretariat. Jedes Bundesland hat eigene Bestimmungen, wie hoch die Kosten pro Schüler*in maximal sein dürfen. Außerdem kann jede Schule per Beschluss der Schulkonferenz selber einen Betrag festlegen. Um die Kosten gering zu halten, lohnt es sich, die Klassenfahrt in die Nebensaison zu legen. An weniger nachgefragten Terminen lässt sich nicht nur Geld sparen, es gibt auch tolle Programme, die nur zu dieser Zeit buchbar sind, wie das „WinterWaldErlebnis“ oder Theaterprogramme zum Thema Märchen. Ein weiterer Plus-Punkt für die Nebensaison: Die Jugendherbergen sind nicht komplett ausgebucht, so dass für die Klassen mehr Gruppenräume zur Verfügung stehen. Mit etwas Glück hat eine Klasse sogar das ganze Haus für sich alleine.
• Mit Programm oder ohne? Für die Buchung sollte außerdem überlegt werden, ob die Fahrt in Eigenregie geplant und durchgeführt oder ob ein Programm dazugebucht wird. Alle Programme der Jugendherbergen im Rheinland werden von qualifizierten Programmpartnern angeboten. Das Angebotsspektrum geht von Programmen, die gezielt Kompetenzen des Grundschullehrplans unterstützen, über BNE-unterstützende Inhalte, zu Kennenlernprogrammen für Fünftklässler*innen bis hin zu Angeboten, bei denen die Bewegung im Vordergrund steht. Alle Programme und deren ausführliche Beschreibung finden sich auf jh-klassenfahrt.de. Bei Programmen, die sich am Grundschullehrplan NRW orientieren, stehen Unterlagen und Informationen für die Nachbereitung der Klassenfahrt im Schulkontext zur Verfügung. Bei der Buchung eines Klassenfahrtenprogramms entfällt die Planung und Organisation der Programminhalte. Außerdem haben Lehrende, dank der Durchführung durch ausgebildete Referent*innen, die Möglichkeit sich stärker auf die Klasse zu konzentrieren und sie ungestört in einem anderen Umfeld zu beobachten.     

Step by step: Termin absprechen, reservieren, Eltern und Klasse einbinden

Das Grundkonzept steht? Dann folgt die Absprache mit der Schulleitung, bei der das Konzept vorgestellt wird. Passt alles? Dann kann es weiter gehen. „Wir empfehlen euch, mit dem abgestimmten Termin bei uns im Service-Center oder direkt in der Jugendherberge anzufragen. Natürlich könnt ihr euch auch auf der Homepage der jeweiligen Jugendherberge informieren,“ so Jaqueline Hugo. Dadurch könnt ihr schnell erfahren wo und wann etwas frei ist und euch ein oder mehrere konkrete Angebote erstellen lassen.

Als nächstes sollten die Eltern und Schüler*innen informiert und einbezogen werden. Im „Countdown – Klassenfahrten-Planer“ findet ihr Einladungen zum Elternabend, einen Fragebogen für die Kinder und Jugendlichen, Vordrucke für ein Informations-Schreiben sowie eine vorgefertigte Einverständniserklärung. Das Informationsblatt steht in deutscher, türkischer und arabischer Sprache zur Verfügung. Die Informationsvermittlung gegenüber den Eltern ist ein zentraler Punkt, damit Unsicherheiten in Bezug auf die Klassenfahrt thematisiert und geklärt werden können. Für eine Klassenfahrt ist es schließlich entscheidend, dass möglichst alle Kinder mitfahren.

Jugendherberge, Programm & An- und Abreise

Das Reiseziel ist ausgewählt und alle sind mit an Bord. Jetzt wird gebucht. Das Programm kann an dieser Stelle direkt gebucht werden – es kann aber auch zu einem späteren Zeitpunkt noch ergänzt werden. Wichtig an dieser Stelle ist die An- und Abreise. Das Service-Center berät euch gerne, ob sich eine Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln empfiehlt oder ein Bus organisiert werden sollte. Die Jugendherbergen im Rheinland können die Buchung des Busunternehmens übernehmen. Herr Heider, Herbergsleiter der Jugendherberge Wiehl, erklärt: „Wenn eine Schule bei uns bucht, bekommt die Lehrkraft zusammen mit der Buchungsbestätigung ein unverbindliches, aber unterschriftsreifes Angebot für die Hin- und Rückreise inklusive der An- und Abfahrtszeiten“.

Gut zu wissen!

• Alle Verträge sollten mit dem Zusatz „im Auftrag“ unterschrieben werden. Denn alle Verträge werden im Namen der Schule und nicht der Lehrkraft geschlossen.
• Viele Jugendherbergen bieten passend zum gewählten Programm eine Packliste für Schüler*innen und Lehrkräfte an. So seid ihr perfekt ausgerüstet und habt alles dabei.

Die Klassenfahrt rückt näher: Was jetzt wichtig ist!

• Zimmeraufteilung: Eines der wohl wichtigsten Themen für die Schüler*innen ist die Zimmeraufteilung. „Damit das nicht erst vor Ort geklärt werden muss, schicken wir den Lehrkräften eine Woche vor der Anreise die Zimmeraufteilung – eine Liste mit der Anzahl der Zimmer und der jeweiligen Bettenzahl“, sagt Herr Heider aus der Jugendherberge Wiehl. So kann in aller Ruhe vorab mit den Schüler*innen geklärt werden, wer zusammen auf ein Zimmer kommt. Vor Ort müssen dann nur noch die Zimmerschlüssel verteilt werden.
• Essenswünsche/ Ernährungsgewohnheiten: Bestehende Allergien, vegetarische, vegane oder religiöse Ernährung sind in unseren Jugendherbergen umsetzbar. Zwei Wochen vor der Klassenfahrt benötigt die Jugendherberge die Informationen zur Verpflegung, um die Mahlzeiten planen zu können.
• Abendprogramm: Auf Klassenfahrt früh ins Bett? Natürlich nicht! Herr Heider empfiehlt: den klassischen Disco- oder einen Film-Abend. Beides kann man oft noch spontan buchen. Bei einigen Programmen ist sogar eine Nachtwanderung bereits dabei – für die Klasse garantiert ein ganz besonderes Erlebnis.

Wir hoffen, diese Tipps helfen euch bei der Organisation der nächsten Klassenfahrt. Wer nun direkt die nächste Klassenfahrt planen und buchen möchte, wendet sich einfach an das Service Team der Jugendherbergen im Rheinland. Ihr erreicht das Team telefonisch unter: 0211-3026 3026 oder per E-Mail unter: service@djh-rheinland.de. Alle Klassenfahrtenangebote gibt es auf jh-klassenfahrt.de.